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5 W Fragen

In jedem Team oder Prozess können unvorhergesehene Probleme auftreten. Probleme sind jedoch nur Symptome für tiefer liegende Ursachen. Ein Problem schnell zu beheben, mag eine bequeme Lösung sein, schützt Ihren Arbeitsprozess aber nicht vor wiederkehrenden Fehlern. Deshalb muss sich Ihr Team darauf konzentrieren, die Grundursache zu finden und sie richtig anzugehen.

Die 5-Whys-Methode ist eines der effektivsten Werkzeuge zur Ursachenanalyse im Arsenal des Lean-Managements. Jedes Team steht bei seiner täglichen Arbeit vor Hindernissen. Die Anwendung der 5 Whys hilft Ihnen jedoch, die Grundursache eines jeden Problems zu finden und den Prozess vor wiederkehrenden Fehlern und Ausfällen zu schützen.

Ursprung der 5 Why Methode

Die 5-Whys-Methode ist ein Teil des Toyota-Produktionssystems. Entwickelt von Sakichi Toyoda, einem japanischen Erfinder und Industriellen, wurde die Technik ein integraler Bestandteil der Lean-Philosophie.

„Die Grundlage von Toyotas wissenschaftlichem Ansatz ist es, fünfmal nach dem Warum zu fragen, wann immer wir ein Problem finden … Indem wir das Warum fünfmal wiederholen, wird sowohl die Natur des Problems als auch seine Lösung klar.“

Taiichi Ohno

Einer der Schlüsselfaktoren für die erfolgreiche Umsetzung der Technik ist es, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Das bedeutet, dass der Entscheidungsprozess auf einem aufschlussreichen Verständnis dessen beruhen sollte, was tatsächlich am Arbeitsplatz passiert.

Mit anderen Worten: In den Prozess der Ursachenanalyse sollten Personen mit praktischer Erfahrung einbezogen werden. Logischerweise können sie Ihnen die wertvollsten Informationen zu jedem Problem geben, das in ihrem Fachgebiet auftritt.

Die 5-Whys-Analyse in Aktion

Wenn Sie die 5-Whys-Technik anwenden, wollen Sie zum Kern des Problems vordringen und es dann beheben. Tatsächlich können die 5 Whys Ihnen zeigen, dass die Quelle des Problems ganz unerwartet ist.

Oft stellt sich heraus, dass Probleme, die als technisches Problem angesehen werden, in Wirklichkeit Menschen- und Prozessprobleme sind.

Deshalb ist das Finden und Beseitigen der Grundursache entscheidend, wenn Sie eine Folge von Fehlern vermeiden wollen.

5-Warums-Beispiel

Beispiel für die Anwendung der 5 Whys.

Problem – Wir haben den Newsletter für die neuesten Software-Updates nicht rechtzeitig verschickt.

  • Warum haben wir den Newsletter nicht rechtzeitig verschickt?
    Die Updates wurden nicht bis zur Deadline implementiert.
  • Warum wurden die Updates nicht rechtzeitig implementiert?
    Weil die Entwickler noch an den neuen Funktionen arbeiteten.
  • Warum arbeiteten die Entwickler noch an den neuen Funktionen?
    Einer der neuen Entwickler kannte die Abläufe nicht.
  • Warum kannte der neue Entwickler nicht alle Abläufe?
    Er wurde nicht richtig geschult.
  • Warum wurde er nicht richtig geschult?
    Weil der CTO der Meinung ist, dass neue Mitarbeiter keine gründliche Schulung benötigen und sie während der Arbeit lernen sollten.

Sie können feststellen, dass sich die Ursache des anfänglichen Problems als etwas ganz anderes herausstellte als die meisten Erwartungen.

Außerdem ist es offensichtlich, dass es sich nicht um ein technologisches, sondern um ein Prozessproblem handelt. Das ist typisch, weil wir uns oft auf den Produktteil des Problems konzentrieren, während wir den menschlichen Faktor vernachlässigen.

5 Why Methode (5w Methode) Pin
5 Why Methode (5w Methode)

Deshalb zielt die 5-Whys-Analyse darauf ab, ein bestimmtes Problem in der Tiefe zu untersuchen, bis sie Ihnen die wahre Ursache zeigt.

Denken Sie daran, dass „5“ nur eine Zahl ist. Fragen Sie das „Warum“ so oft, wie Sie es brauchen, um den Prozess abzuschließen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Wie man mit 5 Whys anfängt

Die 5-Whys-Methode kann Ihnen helfen, kontinuierliche Verbesserungen auf jeder Ebene Ihrer Organisation zu erreichen. Hier sind einige grundlegende Schritte, die Sie befolgen sollten.

Bilden Sie ein Team

Versuchen Sie, ein Team von Personen aus verschiedenen Abteilungen zusammenzustellen. Jeder Vertreter muss mit dem Prozess, der untersucht werden soll, vertraut sein.

Indem Sie ein funktionsübergreifendes Team bilden, erhalten Sie einzigartige Sichtweisen.

Dies wird Ihnen helfen, genügend Informationen zu sammeln, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Seien Sie sich bewusst, dass es sich hierbei nicht um eine individuelle Aufgabe handelt, sondern dass sie vom Team ausgeführt werden muss.

Definieren Sie das Problem

Besprechen Sie das Problem mit dem Team und erstellen Sie eine klare Problemstellung. Das wird Ihnen helfen, den Umfang des Problems zu definieren, das Sie untersuchen werden.

Dies ist wichtig, weil die Untersuchung eines Problems mit großem Umfang eine zeitaufwändige Übung mit unscharfen Grenzen sein kann. Versuchen Sie, so fokussiert wie möglich zu sein, um am Ende eine effektive Lösung zu finden.

Fragen Sie nach dem Warum

Beauftragen Sie eine Person mit der Moderation des gesamten Prozesses. Dieser Teamleiter wird die Fragen stellen und versuchen, das Team bei der Stange zu halten. Die Antworten sollten auf Fakten und realen Daten beruhen und nicht auf emotionalen Meinungen.

Der Moderator sollte so oft wie nötig „Warum“ fragen, bis das Team die Grundursache des ursprünglichen Problems identifizieren kann.

Ratschlag

1. Fragen Sie nicht zu viele „Whys“. Wenn Sie so weitermachen, kann es passieren, dass Sie tonnenweise unvernünftige Vorschläge und Beschwerden erhalten, was nicht der Zweck ist. Konzentrieren Sie sich darauf, die Grundursache zu finden.

Hinweis

2. Manchmal kann es mehr als eine Grundursache geben. In diesen Fällen wird die 5-Whys-Analyse eher wie eine Matrix mit verschiedenen Zweigen aussehen. Dies kann Ihnen sogar helfen, organisatorische Probleme zu erkennen und zu beseitigen, die dauerhafte negative Auswirkungen auf die Gesamtleistung haben.

5-Whys-Analyse

Maßnahmen ergreifen

Nachdem das Team die Grundursache(n) erkannt hat, ist es an der Zeit, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Alle Mitglieder sollten an einer Diskussion beteiligt sein, um die beste Lösung zu finden und anzuwenden, die Ihren Prozess vor wiederkehrenden Problemen schützt.

Wenn die Entscheidung getroffen ist, sollte eines der Teammitglieder für die Anwendung der richtigen Maßnahmen und die Beobachtung des gesamten Prozesses verantwortlich sein.

Nach einer gewissen Zeit muss sich das Team wieder treffen und überprüfen, ob ihre Maßnahmen tatsächlich eine positive Wirkung hatten. Wenn nicht, sollte der Prozess wiederholt werden.

Am Ende sollte der Fall dokumentiert und in der gesamten Organisation verbreitet werden. Die Weitergabe dieser Informationen gibt einen aufschlussreichen Überblick über die verschiedenen Arten von Problemen, mit denen ein Team konfrontiert sein kann, und wie diese Probleme beseitigt werden können.

Zusammenfassung 5 Why Methode

Die 5-Whys-Technik ist ein einfaches und effektives Werkzeug zur Lösung von Problemen. Ihr primäres Ziel ist es, den genauen Grund zu finden, der ein bestimmtes Problem verursacht, indem man eine Reihe von „Warum“-Fragen stellt.

Die 5-Whys-Methode hilft Ihrem Team, sich darauf zu konzentrieren, die Grundursache eines Problems zu finden. Sie ermutigt jedes Teammitglied, Ideen für kontinuierliche Verbesserungen einzubringen, anstatt anderen die Schuld zu geben.

Sie gibt Ihrem Team das Vertrauen, dass es jedes Problem beseitigen und den Prozess vor wiederkehrenden Fehlern bewahren kann.

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