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Multitasking

Der größte Ressourcen-Verschwender

Unter Multitasking verstehen wir typischerweise mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Das ist in der exakten Betrachtung manchmal möglich, wenn wir zum Beispiel uns beim Spazieren unterhalten oder beim Zähneputzen im Spiegel betrachten. Demnach „multitasken“ wir als Menschen eigentlich viel oder sogar ständig.

Im übertragenen Sinne geht es häufig um hin und her springen zwischen Aufgaben. Eine Email lesen, ein Telefonat führen, dann einen Tweet schreiben und wieder den Projektplan weiterschreiben, bevor die nächste Email ankommt. Hier erledigen wir defacto immer nur eine Sache, schließen diese aber nicht vollständig ab.

Weshalb „multitasken“ Menschen?

Die einfache Antwort: weil wir es glauben zu können. Wir bilden uns ein, dass wir Menschen gut darin sind. Und unser Hirn belohnt uns für das hin und her Springen. Es schüttet dabei Dopamin – das Glückshormon aus. Es fühlt sich also „richtig“ und erstrebenswert an.

Weshalb sollten wir nicht „multitasken“?

Es verursacht auch Stress. Das bedeutet, dass unser Körper gleichzeitig Cortisol ausschüttet. Und Cortisol in konstant hohen Mengen hat physische Nebenwirkungen auf Hirn, Muskeln und natürlich auch die Psyche – Stress eben.

Was Multitasking für Unternehmen bedeutet

Multitasking in Unternehmen würde ich beschreiben als viele angefangene Aufgaben, Projekte oder sonstige Einheiten. Und warum das ein Ressourcen Grab ist beschreibt die folgende Abbildung recht gut.

Multitasking Pin
Multitasking ist ein teurer Speicher von Ressourcen
  • Aufgaben, die noch nicht begonnen sind: haben null Wert für das Unternehmen erzeugt, haben aber auch null Kosten (Zeit, Geld, Ressourcen) verschlungen.
  • Aufgaben (Work in Progress) die begonnen sind: haben null Wert für das Unternehmen erzeugt (es ist ja noch nicht fertig, was den Geschäftswert zu Folge haben soll) aber es sind Ressourcen nötig gewesen daran zu arbeiten.
  • Aufgaben die abgeschlossen sind: Haben Ressourcen verbraucht und es ist ein Geschäftswert entstanden. Das ist unsere Bestimmung der Arbeit – Aktivitäten, um Wert zu erzeugen.

Multitasking bedeutet hier, viele Aufgaben im mittleren Cluster zu haben. Es sind von jeder Aufgabe Ressourcen verbraucht und keine Werte erzeugt worden. Die Ressourcen summieren sich auf. Daraus wird ersichtlich, dass eine große Menge an Angefangenem einem Investment-Grab gleicht.

Und das ist die Grundlage und das durchgehende Credo der agilen Methoden. Sie zielen auf die Reduktion von Verschwendung und Unfertigem ab.

Ein eindrucksvolles Beispiel habe ich in einem Gespräch mit einem Software-Entwickler wahrgenommen, was sich sicher auf alle Aufgaben in der komplizierteren Lösungsfindung übertragen lässt: Er schätzt die Zeit, die er braucht, um nach einer Unterbrechung wieder voll in den Code-Zeilen zu sein auf ca. 20 Minuten. Wenn man sich jetzt überlegt, er wird vielleicht einmal pro Stunde unterbrochen, werden 30 % seines Arbeitstages vernichtet.

Was für eine Verschwendung und wie frustrierend.

Es braucht Übung und Disziplin sich in der Abarbeitung einer Aufgabe nach der anderen zu gewöhnen, tut aber gut und ist hoch effizient.

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