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Team Meeting

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Ich hatte mal wieder eines „dieser“ Meetings, die wohl jeder schon mal erlebt hat. Zehn hoch bezahlte Leute am Tisch, zwei Stunden vergeudete Zeit, keine Ergebnisse und alle sind hinterher frustriert. Dabei helfen ein paar grundlegende Regeln Meetings effizient zu gestalten und in der agilen Kultur finden wir noch ein paar mehr Tipps und Tricks, die in jedem Umfeld Team Meetings frischer, schneller und effektiver machen.

Ich fange mit der Gruppe der Tipps und Tricks an und stelle die goldenen Regeln ans Ende, weil dem einen oder der anderen die goldenen Regeln selbstverständlich erscheinen werden. Nichtsdestotrotz scheinen sie immer mal wieder in Vergessenheit zu geraten und sich die Meeting-Kultur zu verselbständigen. „Das ist doch stressig.“ oder „Wir schaffen das spontan.“ sind oft die Kommentare. Und dann kommt es anders … Meetings sind kein fröhlicher (oder frustrierender) Café-Klatsch. Sie sind Arbeit mit einem Ziel – auch wenn Arbeit Spaß machen darf – ein tolles gemeinsames Ergebnis, ist oft die beste Belohnung. Ja, der Weg dahin ist Konzentration und Zielorientierung.

All das Folgende gilt auch für Management Meetings …

Teambesprechung optimieren

🎯 Priorisierung

Wenn mehre Punkte auf der Agenda stehen oder im Verlaufe des Meetings entstehen, macht eine Priorisierung Sinn. Das kann auf die Schnelle aus der Gruppe in einem Dot-Voting (s. Retrospektive) erfolgen. In 2 Min. ist eine Reihenfolge nach Wichtigkeit entstanden. Jetzt kann vom wichtigsten Punkt an angefangen werden. Wenn die Zeit zu Ende ist, sind die unwichtigsten Punkte nicht bearbeitet. Wir haben den größten Wert aus unserer Zeit generiert.

🎁 Timebox

Eine Timebox ist ein knapp bemessener Zeitrahmen im Meeting, der definiert wird, um sich einem Thema zu widmen (5, 10 oder 15 Minuten). Sind nicht nur verschiedene Punkte zu bearbeiten, sondern es gibt auch den Wunsch mindestens x-Punkte wirklich abzuarbeiten, bietet sich eine Time-Box pro Punkt an. Das heißt wir haben z.B. 5 Punkte, die wir bearbeiten wollen und eine halbe Stunde Zeit => Time Box pro Punkt sind 5 Minuten. Es wird sehr konzentriert gearbeitet und egal, wo wir stehen nach 5 Min. gewechselt. Nach 4 Minuten kann jeweils erinnert werden: „Wozu kommen wir jetzt in diesem Punkt?“. Beginnen manche mit dieser „Methode“ dann wird oft erst klar, wie voll die ein oder andere Agenda gestopft ist.

Zeit kürzen

Niemand hat definiert, dass ein Meeting immer 60 Minuten lang sein muss. Wir wäre es die Gruppe zu verkleinern und für jedes Thema immer nur genau die betroffenen Personen zusammen zu holen. Dann kann ein Meeting auch 15 oder 30 Minuten dauern. Ein „wenn wir schon dabei sind“ führt oft zur Besprechung von Themen, die gerade nicht aktuell sind. Klar gibt es auch den Bedarf tiefer in Themen einzutauchen, dann macht ein gezielter Workshop oft Sinn.

🧍‍♀️ Stand up Meeting

Ein Stand up ist ein Meeting, welches im Stehen stattfindet. Dies verhindert eine Café-Klatsch Atmosphäre und erinnert jeden, dass man nur zusammen gekommen ist, um ein paar Themen zügig zu besprechen. Das ist ein super Format, was oft am Anfang zu Kopfschütteln führt. Es ist gemacht, um Meetings kurz zu halten. Einfach mal ausprobieren!

🙊 Diskussionsverzicht

Diskussionsverzicht verhilft Meetings zu Input von jedem und setzt auf die Schwarmintelligenz in Puncto Bewertung der Punkte. Es wird nicht über „richtig“ oder „falsch“ diskutiert, sondern es geht um „wichtiger“ oder „unwichtiger“ im Vergleich, was der Team-Schwarm bestimmt. Damit ist alles richtig und jeder ist gewertschätzt. Langwierige Selbstdarstellungen und (ebenfalls) subjektive „ich habe aber Recht“ Phasen entfallen. Oft ist das Resultat, dass sich niemand „überfahren“ fühlt und damit jeder Frust entfällt.

🌐 Fokus 2.0

Wenn die Frage: „Was wollen wir eigentlich erreichen?“ das ganze Meeting begleitet und der Zielpfad gemeinschaftlich eingehalten wird, ist das Meeting fokussiert. In jedem Meeting gibt es die Tendenzen in Details oder Neben-Themen abzugleiten. Hier ist der Owner oder Moderator gefragt immer wieder auf den Pfad zurück zu führen: „Ändert dieser Meeting-Strang gerade etwas an unserem Ziel?“. Oft wird die Antwort: „Richtig, tut es nicht.“ sein.

🌺 Meeting-Kultur

Ich habe viele Unternehmen erlebt, in denen Meeting-Regeln in jedem Besprechungsraum hängen. Offenbar ist dies ein oft schwelendes Schmerzthema. Und doch werden die Regeln nicht eingehalten. Es geht darum eine Meeting-Kultur zu etablieren. Eine Erwartungshaltung in ein strukturiertes, vorbereitetes und effizientes Meeting zu kommen. Das eine ist die herausragende Rolle des Owners, das andere ist die gemeinsame gelebte und damit verbalisierte Haltung von allen Teilnehmern. Es geht nicht darum, dass einer Polizei spielt. Es geht darum, dass alle ein gutes Meeting haben wollen.

Goldene Meeting Regeln für Besprechungen

💂 Owner

Jedes Meeting braucht einen „Owner“, derjenige dem das Meeting gehört. Typischerweise lädt er ein, kümmert sich um ein gemeinsames Verständnis, was im Meeting passiert und auch um das Einhalten des Ablaufs. Diese Rolle kann er nur erfüllen, wenn er die Erlaubnis bzw. Akzeptanz in der Gruppe hat. Neulich hat eine Gruppe mit einem „Haha, Amen, die Zeit ist um.“ Deutlich signalisiert, dass es diese Akzeptanz nicht gab.

📍 Ziel

Ganz klar braucht das Meeting ein Ziel: „Wann war unser Meeting erfolgreich?“ sollte objektiv messbar sein. Dieses Ziel sollte vorher jeder kennen und auch Zeit bekommen sich auf seinen Input vorzubereiten. Dieses zu klären und zu ommunizieren ist die erste Aufgabe des Owners. Schließlich hat er ja eingeladen.

🌳 Kleine Runden

Wer wird eingeladen? Soviel wie nötig aber auch so wenig wie möglich. Meetings klein zu halten macht sie nicht nur effizienter von der Netto-Arbeitszeit her. Viele Menschen haben bei einer Meeting Einladung auch das Gefühl sie „müssen“ eine Daseinsberechtigung haben, ergo sprechen sie auch. Wenn jemand also nicht unbedingt notwendig ist, dann nicht einladen. Jede weitere Person kann im Nachgang informiert werden.

📅 Fokus

Fokus im Meeting beginnt bei der Pünktlichkeit. Oft sind die ersten Minuten vorbei, weil der Kaffee erst gezapft wird, wenn eigentlich Start ist. Es geht oft weiter mit dem Beantworten von Anrufen oder anderen Messages. All das ist wenig wertschätzend den anderen Teilnehmern gegenüber und lädt dazu ein, dass es „jeder“ machen darf.  Also: pünktlich anfangen, keine Anrufe, SMS oder E-Mails. Am besten sind die Telefone aus und die Laptops zugeklappt. Das Meeting ist eine konzentrierte Zeit gemeinsam. Um dahin zu kommen ist der „Owner“ derjenige, der das immer mal wieder in Erinnerung ruft und es braucht die Gruppe dies zu unterstützen.

🙋 gemeinsames Meeting

In vielen, auch gut geführten, Meetings kommt es zu spontanen Dialogen. Das stört und kostet Zeit. Im Meeting machen wir alle gemeinsam genau EINE Besprechung. Das heißt einer redet, die anderen hören zu. Und es kommt auch darauf an, dass jeder zu Wort kommt. Es hilft nicht, wenn wenige viel Zeit ausfüllen und einige kaum zum Atmen kommen. Ist das in einer Gruppe ausgeprägt, hilft ein Moderator oder sehr klare Formate der Durchführung, wie z.B. Diskussionsverzicht.

📌 Ergebnis

Puh, meist wird ein Protokoll als Ergebnis betrachtet. Wenn ich die Protokolle dann sehe ist es fast eine Art „Mitschrift“. Meiner Ansicht nach ist das wichtigste Ergebnis Entscheidungen festzuhalten, nächste Schritte zu vereinbaren und genau das für die weitere Kommunikation und Arbeit festzuhalten. Je nachdem wie das Teammeeting abläuft, sind es Fotoprotokolle, ein paar Stichpunkte per E-Mail oder ein Eintrag im Wiki. Bitte keine 3-seitigen Protokolle.


Noch ein paar ergänzende Worte zu den Besprechungsregeln: Schon beim Thema „Kultur“ habe ich es erwähnt: es geht darum Dinge auszuprobieren, in die Erfahrung zu kommen. Es geht nicht darum was relaxter ist, sondern was effizienter ist. Der Wunsch nach Verbesserung steht im Vordergrund und an den Meetings zu feilen ist ein echter Mehrwert – es gibt so viele davon. Auch klar ist, dass nicht einer einfach anfangen kann Meetings anders zu gestalten. Das führt sicher zu Verwirrung. Vielmehr ist es hilfreich gemeinsam dieses Vorhaben zu starten, es wird immer noch einige Treiber, einige Mitläufer und einige Kritiker geben. Es ist dann aber nicht überraschend.

Dann werde ich in Unternehmen mit vielen Meetings oft gefragt: „Wieviel Meetings sind normal?“. Das ist schwer zu sagen und von Rolle und Unternehmen abhängig. Sind Absprachen zwischen 2 Menschen schon ein Meeting? Eine Antwort ist klar: Wenn Meetings die produktive Arbeit überwiegen, ist etwas falsch!

Zu guter Letzt noch ein Punkt:

💤 Serientermine

Es gibt sinnvolle Einsätze für Serientermine. Ein Team-Meeting, ein Daily, ein Review aber versucht die Serien-Termine auf ein Minimum zu reduzieren. Wenn es wichtige Punkte zur Klärung gibt, dann wird sich ein „Owner“ bemüht fühlen einzuladen.

Jetzt die Hausaufgabe: Gehe durch Deinen Kalender ….

  • Welche Meetings können kleiner oder kürzer sein?
  • Bei welchen Meetings bin ich überflüssig?
  • Kann ich Serientermine streichen?
  • Vor allem: Wer ist bei jedem Meeting Owner und was ist das Ziel?

Na irgendwas gefunden?

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